O Plano de Manutenção é um documento dinâmico e evolutivo. Esta realidade tem como base a própria evolução das funcionalidades do edifício, dos seus ocupantes e estado de conservação do mesmo, ao longo da sua vida útil, no âmbito da operação.
Um dos aspetos iniciais que será importante reforçar a sua distinção são os conceitos de inspeção e monitorização para o este plano de manutenção.
Assim genericamente quando o conceito referido é inspeção será uma atividade de rotina desenvolvida por pessoal não especializado, usualmente afeto à operação do edifício. No caso da monitorização já será uma atividade programada desenvolvida por pessoal especializado e usualmente recorrendo a equipamento específico para o efeito. É usual existir no início da operação de um edifício apenas a programação de inspeções. Só quando se começam a verificar anomalias que podem vir a por em causa a segurança e saúde dos utilizadores é que se inicia a monitorização das mesmas.
Mas a manutenção tem que existir, de forma a garantir tanto as condições funcionais, a operacionalidade, o conforto dos utilizadores, otimização do edifício e criar um ambiente que promova o bem-estar dos ocupantes.
Assim tendo em conta as diversas características dos materiais ou constituintes de um dado elemento, pode existir uma maior ou menor aceleração na degradação do edifício. Torna-se necessário definir nas diferentes fichas do Plano de Manutenção Preventiva, consoante a tipologia de materiais ou de necessidades de intervenção.
