Uma candidatura não deve terminar no último minuto

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Estou a entrar na fase final de preparação de uma candidatura e, mais uma vez, confirmo uma das principais aprendizagens da gestão de projetos: devemos preparar e submeter tudo com antecedência.

Nos últimos dias acumulam-se inevitavelmente as verificações, os contributos dos parceiros, os ajustamentos ao orçamento e a confirmação de que toda a informação está coerente. Mesmo quando existe um planeamento cuidado, há sempre detalhes que só se tornam visíveis na fase de consolidação.

Além disso, as plataformas eletrónicas nem sempre funcionam como esperamos. Podem ficar mais lentas devido ao elevado número de utilizadores, apresentar erros, demorar a guardar a informação ou não registar corretamente alguns dados. Um ficheiro pode não ser carregado, uma secção pode ficar incompleta ou uma alteração pode não ter sido gravada. Quando tudo isto acontece nas últimas horas, praticamente deixa de existir margem para corrigir.

Por isso, considero que uma candidatura deve estar tecnicamente pronta, sempre que possível, pelo menos três dias antes do prazo. No caso desta proposta, vou tentar garantir cinco dias de antecedência, ainda que esse período inclua um fim de semana.

Submeter antecipadamente não significa que o trabalho esteja completamente encerrado. Significa assegurar que a candidatura já se encontra válida na plataforma e que existe tempo para efetuar uma última revisão com maior tranquilidade. Podemos confirmar valores, identificar incoerências, verificar documentos e introduzir pequenos aperfeiçoamentos sem a pressão dos minutos finais.

Uma boa candidatura não depende apenas de uma ideia forte ou de um consórcio competente. Depende também de planeamento, organização, controlo de riscos e capacidade de antecipação.

O prazo indicado no aviso deve ser entendido como o limite absoluto, não como o momento escolhido para submeter. Na gestão de projetos, preparar o imprevisto também faz parte do trabalho — porque o melhor plano é aquele que ainda nos deixa tempo para corrigir aquilo que não estava planeado.